Odliczenia VAT od samochodu w firmie - nowe przepisy

Podstawowym kryterium przy określeniu zasad odliczania podatku VAT od kosztów zakupu i utrzymania samochodu w firmie jest jego przeznaczenie. Stosowane wcześniej (przed 1 kwietnia 2014 r.) definicje podatkowo-prawne pozwalały na przekształcenie samochodu osobowego w ciężarowy – oczywiście w rozumieniu określonych przepisów – np. poprzez uzyskanie tzw. kategorii N1, co obowiązywało w tzw. okienku derogacyjnym w pierwszym kwartale 2014 roku. Dzięki temu przedsiębiorcy mogli rozliczać jego zakup i utrzymanie na bardziej korzystnych zasadach, niż pojazdy uznawane za osobowe. Obecnie (od 1 kwietnia 2014 roku) definicje samochodu osobowego i ciężarowego w prawie podatkowym są zbliżone do tych w prawie o ruchu drogowym. Oznacza to, że za samochód osobowy uważany jest pojazd samochodowy o masie dopuszczalnej całkowitej do 3,5 tony, mieszczący nie więcej, niż dziewięć osób wraz z kierowcą. Natomiast za samochód ciężarowy uważa się każdy pojazd o masie dopuszczalnej całkowitej powyżej 3,5 tony, w tym przystosowane do przewozu co najmniej dziesięciu osób, oraz pojazdy o masie całkowitej do 3,5 tony, ale spełniające określone warunki:

1. mające jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: wielozadaniowy, van lub tzw. pickup;

2. posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

3. będące pojazdami specjalnymi o przeznaczeniu:

- agregat elektryczny/spawalniczy,

- do prac wiertniczych,

- koparka, koparko-spycharka,

- ładowarka,

- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

- żuraw samochodowy.

W przypadku samochodów ciężarowych należących do firmy kwestia odliczania podatku VAT nie budzi żadnych zastrzeżeń. Przedsiębiorca ma prawo odliczać 100% podatku od towarów i usług od wszystkich wydatków związanych z zakupem i eksploatacją użytkowanych pojazdów ciężarowych.

O wiele bardziej skomplikowana wydaje się sytuacja, gdy przedsiębiorca chce odliczać VAT od samochodów osobowych. W takich przypadkach ma dwie możliwości, uzależnione od sposobu użytkowania samochodu.

Odliczenie 100% podatku VAT

Od 1 kwietnia 2014 roku z możliwości pełnego odliczenia VAT mogą korzystać jedynie przedsiębiorcy, którzy wykorzystują samochód osobowy wyłącznie do celów służbowych. Aby mieć prawo do pełnego odliczenia należy złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-26 (odliczenie przysługuje od dnia złożenia deklaracji, deklarację należy złożyć w 7 dni od daty pierwszego wydatku na samochód) i prowadzić bardzo szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Poziom szczegółowości ewidencji dla wielu osób może być znacznym utrudnieniem w codziennej eksploatacji samochodu. Ewidencja obejmuje bowiem: numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd, dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Zadeklarowanie, że samochód osobowy jest w firmie używany wyłącznie do celów służbowych oznacza, że nie można z niego korzystać prywatnie, a więc nie może służyć pracownikowi np. do dojazdów do pracy. Jeśli samochód osobowy ma być wykorzystywany w firmie w sposób mieszany, podatnik jest zobowiązany do innego sposobu odliczania podatku VAT.

Samochód prywatno-służbowy

W kwietniu 2014 r. ustawodawca wprowadził nowe zasady co do możliwości odliczania VAT od kosztów eksploatacji samochodów osobowych, z ograniczeniem możliwości odliczania VAT od kosztów paliwa niezależnie od jego postaci. Słowo ograniczenie jest tu eufemizmem bo VAT-u od paliwa w przypadku samochodów osobowych nie można było w ogóle odliczyć. Ograniczenie to obowiązywało do końca czerwca 2015 roku. To oznacza, że 1 lipca tego roku weszły w życie przepisy korzystne dla podatnika użytkującego samochód osobowy w firmie. Szacuje się, że około 2 mln użytkowników aut może teraz korzystać z nowych odliczeń.

W przypadku wykorzystywania samochodu osobowego do celów mieszanych, czyli prywatno-służbowych, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od kosztów zakupu, eksploatacji, napraw, czy zakupu paliwa (benzyna, olej napędowy, gaz). Zakup paliwa od 1 lipca 2015 roku jest traktowany jak pozostałe koszty eksploatacyjne.

Wszystkie samochody osobowe w firmie domyślnie są traktowane jako pojazdy wykorzystywane do celów prywatno-służbowych. Przedsiębiorca nie jest w takim przypadku zobligowany do składania jakichkolwiek deklaracji w urzędzie skarbowym, ani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podatnik nie ma możliwości zadeklarowania innego podziału procentowego pomiędzy użytkiem prywatnym i służbowym, a co za tym idzie do innego odliczenia VAT, niż 50%. Taki podział obowiązuje zawsze, czyli zarówno w przypadku, gdy np. użytek prywatny stanowi zaledwie 10%, oraz kiedy wynosi aż 90%.

Jeśli firma ma w swojej flocie zarówno samochody osobowe z częściowym odliczeniem VAT (50%), jak i z pełnym odliczeniem (100%), przedsiębiorca musi uważać na rozliczenia faktur nie dających się jednoznacznie przypisać do konkretnego typu pojazdu. W takich wypadkach należy zastosować odliczenie 50% VAT. Przykładowo od zakupu płynu do spryskiwaczy przedsiębiorca powinien odliczyć 50% VAT, gdyż nie jest w stanie udowodnić, że płyn będzie wykorzystany jedynie w pojazdach objętych częściowym odliczeniem.

Leasing a odliczenie VAT

Zasady odliczania podatku VAT od pojazdów wziętych w leasing uległy zmianie 1 kwietnia 2014 roku. Przed tą datą przedsiębiorca miał możliwość odliczania 60% podatku VAT od raty leasingowej oraz innych opłat związanych z umową, ale sumaryczna kwota odliczeń nie mogła być większa, niż 6 000 zł. Od momentu osiągnięcia limitu, cały VAT od rat leasingowych stanowił koszt uzyskania przychodu. Ograniczenia w odliczaniu podatku VAT nie miały zastosowania przy fakturach związanych z bieżącym użytkowaniem samochodu, jak koszty serwisowania, czy naprawy.

Od 1 kwietnia 2014 roku zasady rozliczania podatku VAT od rat leasingowych oraz innych kosztów związanych z umową zależą od sposobu użytkowania samochodu w firmie. Obowiązuje zatem identyczna zasada, jak w przypadku samochodów kupionych za gotówkę, lub na kredyt. Jeśli samochód osobowy jest użytkowany w sposób mieszany, czyli prywatno-służbowy, od rat leasingowych i pozostałych kosztów związanych z umową przedsiębiorca może odliczyć 50% podatku VAT. Tym razem nie obowiązuje żaden limit odliczeń, połowę zapłaconego podatku od towarów i usług można odliczać do końca trwania umowy, niezależnie od całkowitego kosztu leasingu.

Jeśli leasingowany samochód osobowy służy wyłącznie do celów służbowych, wtedy podatnik ma prawo do odliczania pełnej kwoty podatku VAT (100%) od każdej raty i innych kosztów związanych z umową. W tym przypadku także nie obowiązują już żadne ograniczenia kwotowe, prawo do pełnego odliczenia obowiązuje do końca trwania umowy. Należy jednak pamiętać w takim przypadku o złożeniu deklaracji VAT 26 i prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.

Zasady odliczania podatku VAT od paliwa w przypadku samochodów wziętych w leasing są identyczne, jak w przypadku samochodów firmowych posiadanych na własność i od 1 lipca 2015 roku zależą od przeznaczenia samochodu.

Obecnie obowiązujące przepisy dotyczące odliczania podatku VAT od samochodów użytkowanych w firmie być może nie są we wszystkich przypadkach najkorzystniejsze dla podatnika, ale z pewnością na tle poprzednich rozwiązań są najbardziej przejrzyste i zdecydowanie ułatwiają życie przedsiębiorcom, jak i księgowym.