Oręż fleet managera - programy do zarządzania flotą samochodową

Konieczność zastosowania systemów informatycznych we flotach pojawia się naturalnie. Szybko okazuje się, że osoba nadzorująca nawet kilka samochodów przy użyciu Excela zaczyna mieć problemy z uporządkowaniem danych oraz z ewidencją licznych faktur. Równocześnie rozbudowane pliki Excel mogą zachowywać się niestabilnie i działać wolno, tworząc dodatkowe kłopoty dla użytkownika.

Największą wadą Excela – według Wojciecha Lewandowskiego, właściciela firmy Softra – jest to, że nie sprawdza się on tam, gdzie pojawiają się pytania o historię floty. Excel nie radzi sobie ze śledzeniem pewnych zjawisk w czasie, co z łatwością umożliwiają programy do zarządzania flotą.

Fleet manager ma obecnie ogromne możliwości wyboru oprogramowania – od prostych pudełkowych rozwiązań „no name” poprzez te oferowane np. przez emitentów kart paliwowych, producentów systemów monitorowania i oprogramowania finansowego oraz samych importerów samochodów. Są to jednak narzędzia zorientowane głównie na własne produkty. Na rynku oferowane są także bardzo rozbudowane systemy wspomagające zarządzanie flotami samochodowymi. Czołowe pozycje w tym segmencie zajmują narzędzia trzech dostawców: Softra, PasCom oraz Virtual Carmen oferujące fleet managerom odpowiednio programy Flota Commandor c/s, PasCom Flota II oraz Carmen eCar. Dostawcy ci mają w ofercie również bardziej złożone oprogramowanie dla firm CFM, z rozbudowanymi modułami kosztowymi – Carmen CFM, Softra Flota Pro CFM, ale też specjalistyczne oprogramowanie przydatne w spedycji (PasCom Transport II) czy obsłudze sieci wypożyczalni pojazdów (Softra Flota Rent).

Rynek daleki od nasycenia

Wbrew pozorom, mimo ogólnie rozumianych i docenianych zalet ich zastosowania, nasycenie rynku programami wspomagającymi zarządzanie flotami nie jest duże. – Mamy doświadczenia z imprez flotowych, przygotowujemy miniankiety, z których widać wyraźnie, że jest bardzo duża liczba firm, które wahają się i analizują na razie korzyści z wdrożenia tych systemów – mówi Rafał Dmytryszyn, sales manager z Softry. Niektóre firmy również błędnie rozumieją definicję programów do zarządzania, za które uważają systemy oferujące niewiele więcej poza prostą ewidencją pojazdów i użytkowników. Te uproszczone systemy zazwyczaj nie mają nawet trzeciej części możliwości profesjonalnych programów, dostarczanych np. przez PasCom, Softrę i Virtual Carmen. Dla wielu fleet managerów możliwości prostszych systemów wydają się wystarczające, ale część z nich, wraz z nabywaniem dodatkowych doświadczeń, zaczyna zauważać ich niedoskonałości i poszukuje czegoś więcej. Dodatkowym bodźcem do zmiany bądź wprowadzenia nowego, bardziej rozbudowanego oprogramowania jest zazwyczaj wzrost posiadanej floty. Wymusza on strategiczne decyzje: zatrudnianie ludzi do nadzoru nad nią lub implementację nowego programu.

Rozeznanie możliwości

Przed zamówieniem oprogramowania firmy mogą zorganizować przetarg na dostawcę takich usług oraz nieodpłatnie przetestować interesujące systemy informatyczne przez dłuższy okres. Równolegle warto się zapoznać z warunkami gwarancji oraz z tym, czy podczas trwania umowy ewentualne upgrade’y oprogramowania są dodatkowo płatne, czy wliczone w abonament. Do uzyskania pełnej wiedzy o systemach istotne może być zebranie informacji od innych fleet managerów użytkujących dany program. To od nich uzyskamy bezcenną wiedzę, której nie znajdziemy w żadnym prospekcie i tabeli, tj. jak w praktyce wygląda współpraca z dostawcą oprogramowania, np. w zakresie działań serwisowych.

– Wyróżniłbym dwa rodzaje klientów zainteresowanych programami do zarządzania – mówi Rafał Dmytryszyn z Softry. – Pierwszą są osoby, które na początek mają niewielką wiedzę w temacie. Po oswojeniu się szybko stają się oni bardziej wymagający i sami zaczynają przekazywać nam mnóstwo pomysłów. Drugą grupę klientów stanowią zwykle doświadczeni fleet managerzy, często z większych firm, którzy już podczas rozpoczęcia rozmów mają długą listę wymagań, które system powinien spełniać. Szczególnie dotyczy to firm CFM, w których nadzór nad kosztami jest jeszcze bardziej dokładny niż w zwykłej firmowej flocie. Zazwyczaj też im bardziej rozbudowany jest implementowany program, tym bardziej konieczne jest szkolenie w szerszym zakresie. Jak mówi Rafał Dmytryszyn: – Szkolenia z obsługi naszego programu są często przeprowadzane w siedzibie klienta, najczęściej po napełnieniu systemu danymi o jego flocie. Część szkoleń z mniejszymi klientami może się oczywiście odbywać zdalnie.

Dostawcy programów oferują oczywiście wsparcie dla swoich użytkowników. Dużym usprawnieniem w komunikacji między operatorem programu a dostawcą jest funkcja pomocy zdalnej, w ramach której serwis może bezpośrednio na ekranie komputera fleet managera pokazać, jak rozwiązać dany problem. Wystarczy tylko wcześniej wpisać hasło w odpowiednie okienko, aby informatyk zyskał dostęp do tego, co się dzieje w naszym programie. Jeszcze kilka lat temu konfiguracja zdalnego łączenia się z komputerem i danymi na ekranie wymagała sporo pracy i skorzystania z pomocy firmowego informatyka.

Sam koszt zakupu oprogramowania to nie wszystkie wydatki, jakie mogą czekać firmę. Należy też pamiętać, że jego zakup może wymagać inwestycji w dodatkowy sprzęt komputerowy oraz serwery, na których będą gromadzone dane. Oczywiście, obsługę infrastruktury również można outsourcować na dostawcę systemu, ale wówczas będzie trzeba ponosić koszty jej utrzymania.

System integratorem

Zanim jednak fleet manager zapozna się z programami, powinien zdefiniować swoje oczekiwania, przeanalizować potrzeby firmy oraz wskazać, z jakimi programami już istniejącymi w spółce system musiałby współpracować. – Obecnie standardowym pytaniem od klientów jest to, czy system jest elastyczny i otwarty – mówi Andrzej Zwierzchowski, prezes firmy PasCom. – Współczesne programy do zarządzania są na tyle otwarte, że przekształcają się z systemu do obsługi flot, usprawniającego pracę jednego działu, w transparentny integrator danych pochodzących z różnych programów, m.in. danych kadrowych, monitorowania pojazdów, księgowych, ERP itp., mogąc stać się swoistym centrum komunikacji. Dobre programy mają rozbudowane możliwości pozwalające na pobieranie i synchronizację danych pochodzących od różnych firm (m.in. dostawców opon, emitentów kart paliwowych, serwisów, firm ubezpieczeniowych i innych podmiotów usługowych), a następnie umożliwiają ich przetwarzanie. Do niektórych systemów można również przenosić maile od kontrahentów. Integracja między programami służy przede wszystkim usprawnieniu przepływu informacji w firmie, np. jeśli kadry wpiszą w system nowego pracownika, w którego pracy konieczny jest samochód, to wskazane jest, aby wyświetlił się on od razu w systemie nadzorowanym przez fleet managera.

Nadzór, ewidencja, analizy…

Systemy do zarządzania flotą zawierają pełną historię eksploatacji każdego pojazdu firmowego oraz dane użytkowników. Zasadniczym zadaniem tych narzędzi są funkcje ewidencyjne i administracyjne polegające na usprawnianiu przepływu dokumentów elektronicznych do odpowiednich działów, raportowaniu i rozliczaniu kosztów. Odciążają one nie tylko fleet managera, ale np. dział księgowy skracając czas pracy m.in. nad obróbką dokumentów kosztowych, faktur czy rozliczaniu szkód. To dzięki systemowi wszystkie dokumenty związane z eksploatacją pojazdów można w dowolnej chwili szybko zlokalizować. Fleet manager ma realny wpływ na wykonanie wcześniej ustalonej polityki flotowej. Zwłaszcza po zintegrowaniu programu z systemami GPS fleet manager uzyskuje łatwą kontrolę nad eksploatacją pojazdów w firmie, która działa dyscyplinująco na kierowców. Tym samym łatwo mu np. nakazać używanie konkretnych rodzajów paliw czy też elementów eksploatacyjnych i to kontrolować.

W ramach programów wspomagających zarządzanie flotami dostawcy oferują dziesiątki różnorodnych modułów, które zależnie od potrzeb indywidualnie dobierają fleet managerowie. W podstawowych modułach znajdują się informacje nt. numeru VIN pojazdu, wyposażenia, historii polis, opon, informacje określające pochodzenie pojazdu (własny, leasingowany, wynajmowany), szkodach komunikacyjnych, historii serwisowej, mandatach oraz wszelkie elektroniczne dokumenty kosztowe (faktury, paragony). Bardzo przydatny w firmach flotowych może się okazać moduł parkingów służący do ewidencji i przydziału miejsc postojowych dla pracowników. Złożoność dostępnych danych sprawia, że programy oferują także wewnętrzne wyszukiwarki. Cenną funkcjonalnością są przypominacze informujące np. o zbliżających się terminach przeglądów i końcu ważności dokumentów. – Przypominacz nie musi być wykorzystany jedynie do podawania informacji o posiadanej flocie – mówi Andrzej Zwierzchowski z PasCom. – Przydaje się również w kontroli dokumentów pracowników, a także w transporcie, informując na przykład o pojawieniu się kontenera w porcie. Do minimum spada więc ryzyko przeoczenia terminów, m.in. przeglądów czy ważności ubezpieczeń, które naraziłyby firmę na poważne koszty. Nie należy się zniechęcać, jeśli dany program nie ma interesującej nas funkcjonalności. Obecnie każdy duży dostawca jest elastyczny i może stworzyć nową aplikację spełniającą nasze oczekiwania.

Obecne programy wspomagające zarządzanie flotami nie mają w założeniu pełnić jedynie funkcji ewidencyjnych i administracyjnych, ale również analityczne, ułatwiając podejmowanie nawet strategicznych decyzji w firmie. Na podstawie zebranych danych i generowanych przez system cyklicznych raportów fleet manager może dokonywać szerokich analiz floty, począwszy od ogólnych trendów aż do oceny jednego samochodu i pracownika. Niejednokrotnie zebrane dane mogą się przydać przy negocjacjach stawek ubezpieczeniowych czy też do kontroli brokera ubezpieczeniowego.

Programy wspomagające zarządzanie flotami dają możliwości tworzenia rozmaitych raportów i analiz graficznych (bez konieczności opracowywania ich w Excelu czy PowerPoint), które następnie można zapisać w wybranym formacie (m.in. PDF) lub wydrukować.